Télétravail : des outils simples pour une plus grande productivité

En ces temps de Covid-19, l’équipe du DEFI s’est elle aussi adaptée en intégrant des outils simples lui permettant de travailler à distance : des bonnes pratiques qui s’avéreront encore utiles lorsque le confinement sera levé. 

Voici une revue des outils que le DEFI utilise depuis déjà plus de deux semaines et qui n’ont nécessité qu’une petite demi-heure de prise en main par l’intégralité de l’équipe : un mode d’emploi qui, nous l’espérons, pourra vous aider dans l’organisation de votre travail, aujourd’hui et après le confinement. 

WhatsApp : 

Pour quoi faire ? WhatsApp est une messagerie instantanée pour smartphone, gratuite et facile à utiliser. Elle permet de communiquer avec d’autres utilisateurs possédant eux aussi l’application sur leur smartphone. Elle offre notamment la possibilité de créer des discussions de groupe et d’avoir des échanges un peu moins formels pour éviter la surabondance d’emails. Idéal en ces temps de confinement de créer un groupe What’sApp avec votre équipe

Pré-requis : une connexion internet et un smartphone (iPhone ou Android). 

Mode d’emploi : il suffit de se rendre dans son App Store/Google Play, de saisir « WhatsApp » dans la fonction de recherche puis d’installer l’application. 

Bonus : vous pouvez également utiliser WhatsApp depuis votre navigateur. Pour ce faire, rendez-vous sur le site web.whatsapp.com depuis votre ordinateur puis dans le même temps dans l’onglet « WhatsApp Web/Desktop » dans les réglages de votre application mobile WhatsApp. Votre application vous demandera alors de scanner le QR code affiché sur l’ordinateur. Le tour est joué !

Teams : 

Pour quoi faire ? Teams est une plateforme collaborative développée par Microsoft. Plutôt destinée à l’équipe interne de l’entreprise, elle intègre la visioconférence, une messagerie instantanée permettant de créer « des équipes » de discussion ainsi que le partage et la modification de documents en simultané. Grâce à son intégration avec Microsoft Outlook, il est également possible de planifier des réunions.

Pré-requis : une connexion internet et un ordinateur

Mode d’emploi : Microsoft Teams est téléchargeable gratuitement sur Windows et sur Mac à cette adresse https://products.office.com/fr-fr/microsoft-teams/download-app

Télétravail : des outils simples pour une plus grande productivité 

Bonus : Teams est également disponible sur votre smartphone, Android ou Windows. Pour ce faire, renseignez « Microsoft Teams » dans la barre de recherche de votre App Store/Google Play/ Windows Store et téléchargez l’application. 

Zoom : 

Pour quoi faire ? Zoom est une plateforme permettant de créer de grandes réunions en ligne avec une réelle simplicité d’utilisation. Un clic suffit pour démarrer ou rejoindre une réunion. La version gratuite de Zoom permet d’héberger jusqu’à 100 participants en vidéo avec une limite de 40 minutes par réunion de groupe. La version payante (qui offre une durée illimitée) reste accessible avec un tarif de 13,99 euros par mois. 

Pré-requis : une connexion internet et un ordinateur 

Mode d’emploi : Pour lancer une réunion Zoom, il faut télécharger l’application sur le site de Zoom zoom.us en procédant simplement à son inscription. Pour assister à une réunion Zoom, cliquez sur le lien reçu de la part de l’organisateur. 

Bonus : Zoom est également disponible sur votre smartphone, à télécharger depuis l’App Store ou Google Play. 

Attention, certains utilisateurs ont pu mettre en avant des risques quant à la confidentialité des réunions.

Docusign : 

Pour quoi faire ? Docusign est un logiciel de signature électronique qui permet aux entreprises de signer n’importe quel document à tout moment et sur tous leurs appareils (ordinateur, iPhone, iPad, Android, et Windows Phone.) Une solution 100% légale presque essentielle pour que l’activité se poursuive en temps de confinement. Plusieurs forfaits sont disponibles avec un tarif Business Pro à partir de 38 euros par mois. 

Pré-requis : une connexion internet et un ordinateur.

Mode d’emploi : rendez-vous sur le site www.docusign.fr pour souscrire au service.

Bonus : l’essai est gratuit sans engagement pendant 30 jours. 

L’outil que le DEFI utilisait déjà pour collaborer sur les documents de certains de ses partenaires, Google Docs : 

Pour quoi faire ? Google Docs est un service gratuit qui permet de créer des documents texte en ligne et de les partager avec d’autres utilisateurs tout en leur permettant d’effectuer simultanément des modifications depuis leur navigateur. Un outil pratique, notamment pour travailler avec des partenaires ou prestataires extérieurs. 

Pré-requis : une connexion internet, un ordinateur et un compte Google pour toutes les personnes qui souhaitent modifier le Google doc. Les personnes qui ne disposent pas d’un compte Google pourront simplement lire le document. 

Mode d’emploi : rendez-vous à l’adresse docs.google.com, connectez-vous à votre compte google, créez un document puis cliquez en haut à droite sur le bouton bleu « Partager ». Une fenêtre s’ouvrira alors pour vous inviter à renseigner les adresses-mails des personnes avec qui vous souhaitez partager le document. 

Bonus : Google Docs est également disponible sur votre smartphone (iPhone ou Android) afin de vous permettre de créer, visualiser ou modifier un document où que vous soyez : utile pour la sortie de confinement ! Il vous suffit de vous rendre dans votre App Store ou dans Google Play et de télécharger l’application. 

L’outil que le DEFI utilisait déjà et qui se révèle être un allié précieux du télétravail : Dropbox

Pour quoi faire ? Dropbox est un service de stockage de fichiers en ligne (cloud). Grâce à Dropbox, vous pouvez accéder à vos fichiers depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone. Vous pouvez aussi créer des dossiers partagés avec vos équipes et éviter ainsi l’envoi de nombreuses pièces jointes. La version gratuite de Dropbox offre un espace de stockage en ligne de 2 Go. Le forfait professionnel qui offre jusqu’à 3 To de stockage (3 072 Go) est au prix de 16,58 euros par mois. 

Pré-requis : une connexion internet et un ordinateur. 

Mode d’emploi : il suffit de se rendre sur www.dropbox.com et de créer un compte. Vous pouvez ensuite utiliser Dropbox depuis votre navigateur ou bien télécharger l’application bureau ici https://www.dropbox.com/install.

Bonus : l’application Dropbox est également disponible sur Android, iPhone, iPad et Windows Phone.

Pour aller plus loin : l’offre qui réunit le plus d’outils collaboratifs, Office 365

Office 365 réunit un ensemble d’applications et de services : notamment la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook etc.) mais également plusieurs services en lignes tels que le service de messagerie basé sur le cloud Exchange, l’application Microsoft Teams détaillée un peu plus haut, le service Sharepoint qui permet de partager et de modifier des documents en ligne, ou encore l’espace de stockage OneDrive qui vous offre la possibilité d’accéder à vos fichiers sur tous types d’appareils et en tout lieu. Pour accéder à tous ces services, le tarif est de 10,50 HT par mois, souscription en ligne ici : https://products.office.com/fr-fr/compare-all-microsoft-office-products?&activetab=tab:primaryr2. Attention, le 21 avril, Office 365 deviendra Microsoft 365.

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